Mailing und Kalender
Versenden von E-Mails
Um ein E-Mail an Mitglieder zu versenden, wählt man im Bereich Organisation den Punkt E-Mails aus und klickt dann oben rechts den Punkt „+ E-Mail“ an.
Es wird dann ein Dialog zur Erstellung des E-Mails geöffnet.
Hier wählt man den entsprechenden Empfängerkreis aus. Dieses ist entweder durch die Eingabe der Mitgliedernamen möglich und man kann sich so eine individuelle Liste zusammenstellen oder man benutzt eine beliebige Liste. Hier sollte nur eine der 2eigenen Listen genutzt werden, um nicht ehemalige oder nicht mehr in der Sparte aktive Mitglieder anzuschreiben. Nach der Auswahl werden die namentlichen Empfänger dann eingeblendet.
Dann wird der Titel des Mails eingetragen und man schreibt seinen Text. Hierbei können auch Variable verwendet werden. Diese werden dann in dem Mail individuell bei jedem Empfänger zugeordnet. Hier kann beispielsweise der Vorname des Mitglieds zur persönlichen Anrede genutzt werden.
Durch ein Häckchen vor „Kopie an mich“ erhält man dann selbst das Mail in seinen privaten E-Mail-Accont.
Zum Schluss auf senden klicken und das Mail wird zugestellt.
Kalender und Einladungen
Um einen neuen Termin zu erstellen, wählt man unter dem Hauptpunkt Organisation den Kalender aus und klickt dann oben rechts im Bild auf erstellen.
Es öffnet sich da ein Bild zur Erfaassung aller notwendigen Daten für den neuen Termin.
Zunächst ist der Termin zu benennen. Am oberen Rand des Bildes gibt man anstelle der Bezeichnung „neuer Termin“ ein entsprechende Bezeichnung ein.
Anschließend werden in dem Reiter „TERMINZEITRAUM“ Datum und Uhrzeit für Beginn und Ende des Termins eingetragen.
Im Reiter „Teilnehmer“ werden die einzuladenen Personen angegeben. Hierbei kann wieder über einen entsprechende Liste eine Sparte bspw. ausgewählt werden.
Allerdings wird die Einladung nur an die Teilnehmer gesendet, die auch die Anwendung nutzen, d.h. den Status „angenommen“ haben. Erkennbar ist dieses an der orangen Fäbung des Namens. Grau sind alle Personen, die nicht die Anwendung nutzen und somit die Einladung auch nicht erhalten. Daher ist der Mail-Versand über den Punkt „E-Mails“ hier der bessere Weg, um alle Mitglieder zu erreichen – zumindest diejenigen, die eine korrekte E-Mail-Adresse hinterlegt haben.
In dem Reiter „ORT“ gibt man dann noch der Veranstaltungsort an und kann unter dem Reiter „NOTIZEN&ANHANG“ noch einen Text sowie Anhänge (z.B. Tagesordnung) ergänzen.
Durch Klick auf den Buttum „Erstellen“ unten rechts wird die Einladung an die Teilnehmer verschickt und der Termin im Kalender eingetragen.
