Die neue Mitgliederverwaltung
Der BSV Kisdorf ist in der Wolke
Auf der BSV-Mitgliederversammlung 2022 hat unser Vorsitzender Bernd Schenkel um Unterstützung bei den Aufgaben der Vereinsführung gebeten. Susanne Meyn hat sich bereit erklärt, als neue Kassenwartin hier Aufgaben zu übernehmen. Sie wurde einstimmig gewählt.
Damit aber verteiltes Arbeiten möglich ist, war es erforderlich, eine neue Mitgliederverwaltung für den BSV Kisdorf zu suchen, die es ermöglicht, dass unterschiedliche Personen auf die Mitgliederverwaltung Zugriff haben und die anfallenden Aufgaben erledigen können.
Bisher wurde hier die Anwendung „WISO MeinVerein Desktop“ eingesetzt, die ausschließlich auf einem PC lokal bei Bernd zu Haus lief. In einem kleinen Team fiel die Auswahl für die neue Verwaltung auf „WISO MeinVerein Web“. Diese bietet alle Funktionen, die seitens des BSV Kisdorf benötigt werden und erfüllt die Anforderungen für verteiltes Arbeiten. Somit können alle Funktionsträger und auch die Mitglieder des Vereins in die Verwaltungsaufgaben eingebunden werden.
Folgende Themen werden im Anschluß erläutert:
Was bietet die neue Mitgliederverwaltung
- Die Anwendung ist Cloud-basiert. Die Daten liegen DSGVO-konform auf einem in Deutschland gehosteten Server der Firma
Buhl Data - Online-Banking ist direkt integriert. Alle Bankgeschäfte (Beitragseinzug, Überweisungen, …) können direkt aus der Anwendung erledigt werden. Die bisher erforderliche manuelle Übergabe bzw. Abholung von Daten zum/vom Online-Banking entfällt.
- Die Anwendung hat eine integrierte Dokumentenverwaltung. Alle bisher auf Papier gesammelten Dokumente (Beitragserklärungen, Rechnungen, Übungsleiterabrechnungen, …) können bei dem entsprechenden Mitglied digital abgelegt werden. Damit ist papierloses Arbeiten in der Vereinsverwaltung möglich.
- Die Sparten des Vereins sind als Vereinstruktur dargestellt. Alle Mitglieder sind der Struktur entsprechend zugeordnet. Über diese Struktur sind entsprechende Listen definiert, die mit entsprechenden Filtern noch verfeinert werden können. Über diese Listen ist beispielsweise auch eine Befragung zu einem bestimmten Thema durchgeführt werden kann.
- Zur Anwendung gehört eine kostenlose App, die direkt mit dem Verein verbunden ist. Hierüber werden folgende Funktionen geboten:
- Mitglieder-Selfservice: Das Mitglied kann seine persönlichen Daten wie Name, Anschrift … selbst ändern, sofern dieses erforderlich wird (Heirat, Umzug, Kontowechsel, …). Die Änderungen werden durch einen sogenannten „Verwalter“ übernommen.
- Die „Verwalter“ haben Zugriff auf diverse Listen, die individuell gestaltet werden können. Hier können die Daten direkt durch den Verwalter geändert werden.
- Für alle Mitglieder wird eine Chat-Funktion bereitgestellt. Hier können die Mitglieder untereinander wie bspw. in WhatsApp kommunizieren. Gruppenbildung ist möglich, so dass ggf. das heutige Training abgesagt werden kann.
- Integriert ist ein Terminkalender. Hier können Termine eingesehen werden bzw. (nur durch den Verwalter) neue Termine erstellt werden und sofort eine Einladung versendet werden. Der Kalender zeigt auch die aktuellen Geburtstagskinder.
Wie kann ich die App als Mitglied nutzen?
Für die Nutzung der App ist es erforderlich, dass ein entsprechendes Buhl-Konto besteht oder neu erstellt wird. Das Buhl-Konto erhält man, wenn man sich bei Buhl Data registriert. Dabei wird ausschließlich eine gültige EMail-Adresse benötigt. Zusätzlich vergibt man dann ein persönliches Kennwort.
Die verwendete EMail-Adresse muss der in den Mitgliedsdaten eingetragenen EMail-Adresse entsprechen bzw. wird dort dann eingetragen. Dabei muss die EMail-Adresse eindeutig in der gesamten Mitgliederverwaltung sein. Es ist nicht möglich, dass mehrere Mitglieder die gleiche EMail-Adresse verwenden. Wenn bisher die gesamte Familie unter einer EMail-Adresse in der Mitgliederverwaltung eingetragen ist, so muss hier eine Änderung erfolgen. Dazu ist die Unterstützung eines Verwalters erforderlich.
Jedes Mitglied wird eine Einladung zu „WISO MeinVerein“ per Mail erhalten. In der Mail ist ein Link enthalten, den man aufrufen muss. Man wird dann durch den Anmeldeprozess geführt. Hierbei wird auch festgestellt, ob es schon ein entsprechendes Konto bei der Firma Buhl Data gibt. Ist dieses nicht der Fall, wird man in die Registrierung geführt und kann dort ein entsprechendes Konto anlegen.
Alternativ kann man sich die App im Google- oder IOS-Store selbst herunterladen und nach Suche des Vereins „BSV Kisdorf“ eine entsprechende Anfrage für einen Zugang stellen. Auch hier ist das Buhl-Konto erforderlich.
Für Nutzung der App muss sich der Nutzer am buhl:Konto anmelden.
Über diese Browserseite (https://www.buhl.de/mein-buhlkonto/?buhlparam=1050105) kann man sich auch ein entsprechendes Konto erstellen (-> BUHL:KONTO ERSTELLEN)
Die Anmeldung in der App funktioniert ähnlich.
Die App startet dann im sogenannten „Dashboard“. Hier werden die aktuellen Neuigkeiten (Mitteilungen, Geburtstage, Termine, …) angezeigt.
Über „Jetzt Profil vervollständigen“ können die eigenen Daten gepflegt werden. Änderungen werden später durch einen „Verwalter“ übernommen. Alternativ kann man auch über das Zahnrad am rechten oberen Rand zur Bearbeitung der eigenen Daten gelangen.
In der Pflege der eigenen Daten werden die wichtigsten persönlichen Informationen zu einem Mitglied zur Änderung angeboten.
– EMail-Adresse
– Geburtsdatum, Geschlecht, Familienstand
– Wohnadresse
– Neue Kontoverbindung
Wenn ich die App oder das Internet nicht nutze
Wenn ein Mitglied keinen Zugang zum Internet oder zu der App hat oder diese Anwendungen einfach nicht nutzen möchte, ist das kein Problem. Alle Angelegenheiten lassen sich auch immer noch persönlich im Gespräch oder per Brief regeln.
Keiner wird zu der Nutzung von App und Anwendung gezwungen.
Als Ansprechpartner beispielsweise für Änderungen an euren Mitgliedsdaten werden auch die Spartenleiter/die Spartenleiterinnen zur Verfügung stehen. Oder ihr wendet euch an die Administratoren der Mitgliederverwaltung.
Funktionär: Wie kann ich die erweiterten Funktionen nutzen?
Für Spartenleiter/-innen und weitere Funktionäre werden die erweiterten Funktionen (Listen, Änderungsmöglichkeit für alle Mitglieder, …) freigegeben. „Normale“ Mitglieder erhalten hier keinen Zugriff.
Der Spartenleiter/die Spartenleiterin/Funktionär muss sich zunächst auch mit einem buhl:Konto für die Anwendung anmelden. Sobald dieses erfolgt ist, kann er/sie zum „Verwalter“ ernannt werden. Danach stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
Nutzung der Anwendung am PC über Browser:
Über den Zugang im Browser unter https://www.buhl.de/mein-buhlkonto/?buhlparam=1050105 erfolgt die Anmeldung. Anschließend stehen dem Spartenleiter/der Spartenleiterin alle Funktionen der Anwendung zur Verfügung. Die Finanzverwaltung wird hier nicht freigegeben. Sie ist ausschließlich den Hauptadministratoren vorbehalten.
Nutzung der App:
Auch die App bietet alle Funktionen der Anwendung, sollte aber hauptsächlich im mobilen Einsatz genutzt werden, wenn beispielsweise ein Mitglied die Änderung der Anschrift bekannt geben möchte und dieses nicht selbst über die App machen kann/möchte.
Die erweiterten Funktionen der Anwendung
In der Browserversion wie auch in der App stehen folgende erweiterte Funktionen neben dem Dasboard 
zur Verfügung:
Listen:
Hier werden unterschiedliche Listen schon bereitgestellt. Durch Auswahl einer solchen Liste werden alle Mitgliedsdaten ermittelt, die dieser Liste zugeordnet sind. In der Liste kann die Auswahl zusätzlich durch entsprechende Filter weiter eingeschränkt werden. Die Liste kann bzgl. der dargestellten Informationen (Spalten) verändert werden.
Durch Auswahl eines Mitglieds können die entsprechenden Daten bearbeitet werden. Dabei sind nicht nur die persönlichen Informationen änderbar, sondern es können auch die Mitgliedschaft, die Zuordnung zur Vereinstruktur (Sparten) sowie Kontoverbindungen und Beiträge geändert werden.
Es ist ein Datenexport nach Excel möglich. In einigen Listen lassen sich auch Massenänderungen an den Daten vornehmen, die sich allerdings nur auf bestimmte Datenbereiche anwenden lassen.
Individuelle Listen können erstellt werden, wobei hier die entsprechenden Inhalte (=Spalten) ausgewählt werden können. Anschließend können Mitglieder dieser Liste zugeordnet werden. Wie diese individuellen Listen erstellt werden, wird in einem eigenen Kapitel beschrieben.
Organisation:
In dem Bereich „Organisation“ sind der Mitglieder-Chat, der Kalender und eine E-Mail-(ehemals Newsletter-) funktion enthalten.
Im Chat können Nachrichten an einzelne Mitglieder oder auch entsprechende Gruppen geschickt werden.
Der Kalender enthält alle Geburtstage und anderen Termine. Hier können auch Termine erstellt werden und gleichzeitig die entsprechenden Einladungen mit allen Angaben (Zeit, Ort, Informationen als Anhang) verschickt werden. Die Teilnehmer werden über entsprechende Listen ausgewählt (z.B Abteilung).
Ein E-Mail wird als Information an ausgewählte Gruppen wie beispielsweise Abteilungen verschickt. Der Newsletter ist auch in der App ersichtlich.
Unter Briefe können individuelle Briefe erstellt werden, die an ein Mitglied oder einen Kontakt verschickt werden können.
Finanzen:
Das Finanzmodul wird ausschließlich durch den Kassenwart genutzt, um alle Finanzangelegenheiten des Vereins zu regeln.
Im Finanzmodul ist u.A. das Online-Banking abgebildet. Hier werden die Beiträge eingezogen sowie auch eingereichte Belege verbucht und ggf. Zahlungen an die Mitglieder auf Basis der Belege veranlasst.
Einstellungen:
Die Bearbeitung der Einstellungen ist ausschließlich den Administratoren vorbehalten.
Es werden hier u.A. die Vereinsdaten, die Verwalter sowie die Beitragssätze festgelegt, die in der Mitgliederverwaltung entsprechend zugewiesen werden.
ein neues Mitglied aufnehmen
Um ein neues Mitglied in der Verwaltung aufzunehmen,wähln man die Liste „Mitglieder&Kontakte“ aus.
Es werden alle gespeicheerten Mitgliederdaten dargestellt (hier z.T. unkenntlich gemacht).
Hier wählt mann dann oben rechts den Buttom „Anlegen“ aus.
Anschließend wird eine leere Erfassungsmaske für die Mitgliedsdaten angezeigt. Hier sind die persönlichen Daten und Kontaktdaten zu einzugeben:
Name, Vorname, Anrede, Geburtsdatum, …
Telefon, Mobilnummer und E-Mail-Adresse (wichtig!). Wird hier das Kontrollkästchen „Mitglied beim Speichern einladen“ gesetzt, so wird automatisch einen Einladungsmail an das neue Mitglied verschickt, über das sich das Neumitglied dann auch für die App anmelden kann.
Weiter unten auf der Erfassungsseite ist dann die Anschrift des Mitglieds einzutragen.
Bei Minderjährigen Mitgliedern kann auch ein übergeordnetes Mitglied zugeordnet werden. Voraussetzung ist, dass diese Person als Mitglied oder sogenannter Kontakt existiert.
Die „Mitgliedschaft“ zu definiert nur die Zugehörigkeit zu den einzelnen Sparten. Hier ist das Eintrittsdatum in die Sparte sowie die Sparte auszuwählen.
Ein Mitglied kann in meheren Sparten aktiv sein. Für jede Sparte ist dann hier die Mitgliedschaft anzulegen („Mitgliedschaft hinzufügen“). Dieses ist wichtig, da hierüber dann die Listen gesteuert werden, über die unter anderem auch Mailings angestossen werden können.
Beitragszahlungen sind hiervon nicht abhängig und werden weiter unten zugeordnet!
Änderung von Mitgliedsdaten
Um die Daten eines Mitglieds zu ändern, ist das Mitglied in der Auswahlliste zu markieren (grüner Punkt in der Zeile) und dann durch Doppelklick mit der Maus oder der rechten Maustaste und der entsprechenden Auswahl in Bearbeitung zu nehmen.
Die Daten sind dann analog zur Neuanlage eines Mitglieds in den einzelnen Bereichen zu ändern:
– Änderung der persönlichen Daten
– Erweiterung oder Beendigung der Mitgliedschaften und der Beiträge
– Änderung der Kontoverbindung
Wichtig ist hierbei wieder, am Ende der Bearbeitung den Speicher-Buttom zu betätigen. Das System fragt allerdings auch nach, wenn dieses nicht erfolgt ist.
Individuelle Listen
Zwei Arten individueller Listen
Die Anwendung stellt zwei unterschiedliche Arten individueller Listen zur Verfügung:
Die einfache Liste wird mittels Filtern aufgebaut und dann gespeichert. Die Zuordnung der Datensätze (=Mitglieder) zu dieser Liste ist starr und verändert sich nicht. Änderungen (Mitglieder hinzufügen oder entfernen) erfolgt dann in der Liste, die dann erneut gespeichert werden muss.
Die smarte Liste ist dynamisch. Wird sie geöffnet, werden an Hand der Filterinformationen alle zutreffenden Mitglieder ermittelt. Ändert sich also an den Mitgliederdaten etwas, so wird dieses automatisch in der individuellen Liste berücksichtigt.
Wo findet man die unterschiedlichen Listen?
Alle Listen zu Mitgliedern&Kontakten findet man in dem entsprechenden Menüpunkt (siehe rechtes Bild).
Allerdings „versteckt“ sich die Übersicht dazu gerne ein wenig. Durch Anklicken mit der des kleinen rot eingekreisten Pfeils 
öffnet sich diese Übersicht.
Die Daten für die Liste selektieren
Im Bereich „Listen“ > „Mitglieder&Kontakte“ besteht für jeden Nutzer die Möglichkeit, sich individuelle „private“ Listen zu erstellen. Dazu wird eine bestehende Liste genutzt und mittels der Spaltenfilterfunktion nach den jeweiligen Bedarfen angepasst.
Der Spaltenfilter wird über das Symbol 
bearbeitet. Durch einen Mausklick öffnen sich eine Auswahlliste, die die möglichen Filterwerte beinhaltet. Hier wählt man durch Wählen bzw. Abwählen des Hackens im Kontrollkästchen hinter den entsprechenden Werten die Werte aus, die noch in der Liste erscheinen sollen.
Sind alle Filterkriterien gewählt bzw. abgewählt, muss noch durch das hier gelb markierte Häckchen mittels Mausklick die Auswahl bestätigt werden und die angezeigte Liste wird entsprechend der Auswahl gefiltert dargestellt.
Werden mehrere Filterwerte zu einer Spalte ausgewählt, so stellt das eine „ODER“-Verknüpfung dar: es werden alle Datensätze mit dem Wert A oder dem Wert B oder … angezeigt.
Es können aber auch gleichzeitig mehere Spalten gefiltert werden, wobei dann die Spaltenfilter einer „UND“-Verknüpfung unterliegen: Wenn Spate 1 = X und Spalte 2 = Y ist, dann zeige den Datensatz an. Beide Bedingungen müssen also erfüllt sein.
Die Liste speichern
Hat man die Liste wie gewünscht mittels der Filter eingegrenzt, so kann man sie auf zwei Arten entsprechend der Listenart speichern.
Die einfache Liste wird über das Symbol 
oben links oder rechts abgelegt.
Hier wählt man eine bestehende Liste aus, die überschrieben wird, oder man gibt anstelle „Meine Liste“ einen eigenen Namen ein und bestätigt das mit „+ Hinzufügen“. Anschließend wählt man die neue Liste aus und klickt auf 
. Fertig.
Die smarte Liste wird über das Diskettensymbol 
oben rechts angelegt. Es öffnet sich dann ein Dialog, in dem der Name der neuen smarten Liste anzugeben ist und mittels Speichern-Buttom dann auch abgelegt wird.
In der Übersicht der Listen kann man an Hand des Symbols 
erkennen, dass es sich um eine smarte Liste handelt. Einfache Listen haben dort kein Symbol.
Ein E-Mail wird im Prinzip wie in jedem anderen E-Mail-Programm erstellt. Wählt man im Menü auf der linken Seiten den entsprechenden Punkt aus, so öffnet sich folgendes Bild:
Ein neues E-Mail wird dann über den Buttom oben rechts gestartet.
Hier wählt man den entsprechenden Empfängerkreis aus. Dieses ist entweder durch die Eingabe der Mitgliedernamen möglich und man kann sich so eine individuelle Liste zusammenstellen oder man benutzt eine beliebige Liste. Dieses kann ein Abteilung sein oder man nutzt eine individuelle Liste. Nach der Auswahl werden die namentlichen Empfänger dann eingeblendet.
Dann wird der Titel des Mails eingetragen und man schreib seinen Text. Hierbei können auch Variable verwendet werden. Diese werden dann in dem Mail individuell bei jedem Empfänger zugeordnet. Hier im Beispiel ist es der Vorname des Mitglieds.
Durch ein Häckchen vor „Kopie an mich“ erhält man dann selbst das Mail in seinen privaten E-Mail-Accont.
Zum Schluss auf senden klicken und das Mail wird zugestellt.
