Übersicht Mitgliederverwaltung
Allgemeines
Als Funktionär oder wie es in der Mitgliederverwaltung heißt „Verwalter“ ist es zu empfehlen, die Arbeit in der Browserversion zu erledigen. Die App bietet hier zwar auch viele Möglichkeiten, ist aber sehr langsam und zum Teil auch fehleranfällig.
Um die Mitgliederverwaltung zu nutzen, meldet man sich bei seinem Buhl-Konto unter https://www.buhl.de/mein-buhlkonto/?buhlparam=1050105 mit EMail-Adresse und dem selbst gewählten Passwort an.
Nach erfolgreicher Anmeldung gelangt man in das Dashboard der Anwendung. Hier kann dann an der linken Bildschirmseite die gewünschte Funktion gewählt werden.
Welche Funktionen hier zur Verfügung stehen, ist von der aktuellen Rolle des Verwalters abhängig. In der Anwendung wird zwischen dem normalen „Verwalter“ und dem „Finanzverwalter“ unterschieden. Finanzverwalter dürfen dabei genau wie der Verwalter die Mitgliederdaten bearbeiten und haben zusätzlich noch Zugriff auf den Punkt „Finanzen“. Dieser ist für den normalen „Verwalter“ nicht einsehbar.
Start
Listen – diverse Listen zu Mitgliedern
Finanzen – Bankkonten, Beiträge, Lastschriften, Belege
Spenden – aktuell nicht verwendet
Orga – Chat, Kalender, E-Mails, Briefe
Vereinsportal – der im Internet sichtbare Teil zum Verein, u.a. Definition des Mitgliedsantrags
Einstellungen – hier werden die Basisdaten der Anwendung definiert (u.a. Beiträge)
Hilfeinformationen
rechtliche Informationen
Verlassen der Anwendung
Für die Verwalter ist hier die Funktion „Listen“ am wichtigsten. Hier werden unterschiedliche Standard- und Individuallisten angeboten, die die Sicht auf die Sparten, auf ruhende und passive Mitglieder usw. bieten. Für die Arbeit in den Sparten sind hier die individuellen Listen zu nutzen, da diese die aktuell aktiven Mitglieder darstellen.
Ein weiterer Bereich, der aus Sicht einer Sparte wichtig ist, ist der Blick auf die Finanzen – im Wesentlichen den aktuellen Kontostand. Und dann ist im Bereich „Orga“ noch das Thema „E-Mails“ und ggf. „Kalender“ für die Spartenarbeit interessant.
Überblick zu Listen
In der Hauptauswahl der „Listen“ ist der Punkt „Mitglieder & Kontakte“ der wichtigste Arbeitsbereich für unsere Vereinsarbeit.
Mitglieder sind dabei aktive und auch ehemalige Mitglieder des Vereins. Sie sind aktuell oder waren einmal Mitglied des Vereins und haben am Vereinsleben teilgenommen.
Kontakte hingegen sind Personen oder Firmen, mit denen der Verein in Kontakt steht. Es sind keine Personen, die in irgendeiner Form am Vereinsleben teilnehmen. Hier werden z.B. Sportgeschäfte aufgenommen, die uns Materialien liefern können.
Es werden alle verfügbaren Listen in dem Untermenü aufgelistet.
Hierbei wird zwischen „Stammlisten“ und „Eigene Listen“ unterschieden.
Stammlisten sind durch die Anwendung definiert und können bzgl. der dargestellten Mitglieder und Kontakte nur über die Filter beeinflusst werden. Weiterhin können die Spalten in der Liste frei gewählt werden. Verwendbar sind diese Liste eher für den Vorstand, der hier eine Gesamtsicht auf den Verein und seinen Mitglieder benötigt.
Eigene Listen wurden von uns definiert und gleichen hier aktuell einige Schwächen der Anwendung aus. So wurde für jede Sparte eine Liste „<Spartenbezeichnung> aktive Mitglieder“ erstellt. Diese Listen sind hauptsächlich für die Arbeit in der Sparte zu nutzen. Einige spezielle Listen wie „ruhende/passive Mitglieder“ fassen diese Mitglieder in einer entsprechenden Sicht zusammen.
Anmerkung zu der Auswahl „Abteilungen“:
Bei den Abteilungslisten handelt es sich wie bei den eigenen Listen um Sichten auf einen einzelne Abteilung (=Sparte) des Vereins. Definiert werden diese Abteilungen in der Orgastruktur des Vereins. Dabei wird automatisch zu jeder definierten Abteilung auch eine Liste erstellt, die auf den Einträgen „Mitgliedschaften“ beim einzelnen Mitglied beruht. Leider wird hier nicht berücksichtigt, ob die einzelne Mitgliedschaft in einer Sparte mit einem Endedatum aus der Vergangenheit versehen ist. Es werden alle Mitglieder dargestellt, die jemals in der Sparte waren. Diese Listen können auch in bspw. Mailing-Aktionen genutzt werden (z.B. Einladung zur Spartenversammlung). Hierbei würden dann aber auch alle nicht mehr in der Sparte aktiven Mitglieder angeschrieben.
Um diese Problematik zu umgehen, haben wir die eigenen Listen erstellt, die auf einer anderen Information basieren. (siehe hierzu „Mitglieder anlegen und pflegen“)
Überblick Finanzen
Im Bereich „Finanzen“ werden die aktuellen Kontostände der einzelnen Spartenkonten sowie des Hauptkontos und der Kassen dargestellt. Um die ganz aktuelle Daten sehen zu können, muss auf die Bank zugegriffen werden und die Aktualisierung der Konten ausgelöst werden. Dabei werden dann in Form eines Kontoauszugs auch die entsprechenden Informationen zu Belegen und Lastschriften aktualisiert.
Durch Auswahl eines bestimmten Kontos in dem Punkt „Bank & Kasse“ werden alle Sichten hier auf dieses Konto eingeschränkt.
Die Funktion „Aktualisieren der Konten“ wie auch die weiteren Funktionen in diesem Bereich sind ausschließlich dem Vorstand zugeordnet. Für die Sparten dient dieser Bereich ausschließlich der Auskunft. Ausnahme ist hier die Erfassung von Belegen.
Unter dem Punkt „Beiträge“ werden alle Beiträge des nächsten Beitragslaufs dargestellt. Hier besteht dann die Möglichkeit, diesen Beitragslauf auszulösen und die Lastschriften an die Bank zu übergeben.
„Belege“ biete die Sicht auf alle Bewegungen im Finanzbereich. Hier sind die Lastschriften zu Beiträgen, aber auch die eingereichten Belege der Mitglieder (z.B. Trainerabrechnungen) zu sehen. Belege können hier auch neue erfasst werden oder über die APP eingereicht werden.
Unter „Lastschriften“ werden die übergebenen Lastschriften in Richtung Bank dargestellt. Diese Sicht enthält ausschließlich interessante Informationen für den BSV-Kassenwart und nutzt den Sparten nichts.
Bei „Steuerberaterexport“ werden die Finanzdaten für den Steuerberater aufbereitet und können dann als Datei an diesen übergeben werden.
Überblick E-Mails und Kalender
E-Mail- und Kalenderfunktionen als solches sind wie in allen anderen bekannten Anwendungen nutzbar. Die Besonderheit besteht hier in der möglichen Nutzung von definierten Listen.
Will man ein E-Mail an seine Abteilung schreiben, so muss man nicht die E-Mail-Adresse jedes Mitglieds einzeln eingeben, sondern kann in der Empfängerangabe den Listennamen eingeben. Nach Bestätigung der Eingabe löst das System die Adressen selbstständig auf und stellt diese auch als Einzeladressen in Form des Mitgliedsnamens dar.
Wählbar sind so auch mehrere Listen.
Ähnlich ist es bei dem Kalender. Hier kann man durch Erstellen eines neuen Termins gleich eine Einladung mit versenden. Man gibt die Empfängerliste wie oben bei E-Mails beschrieben an und bestimmt die Termindaten (Datum, Uhrzeit, …). Ergänzend kann man einen Text eingeben und auch noch einen Anhang hinzufügen, bspw. die Tagesordnung.
Es gibt allerdings eine Unterschied zwischen E-Mail- und Kalenderempfängerlisten. E-Mails gehen an alle E-Mail-Adressen raus, bei Kalendereinträgen werden nur Mitglieder per Mail informiert, die auch die Anwendung selbst aktiv nutzen, d.h. den Benutzerstatus „angenommen“ haben. Hintergrund ist hier, dass das Mitglied die Einladung annehmen oder ablehnen kann in dem versendeten Mail. Da in der Verwaltung dann eine Datenaktualisierung erfolgt, benötigt das Mitglied hier Zugriff.
Also Termin ohne Empfängerliste im Kalender anlegen und die Einladung als einfaches E-Mail schreiben. Auch dort können Anlagen verschickt werden.